Rappels aux clients

Veterinary rappelle à vos clients leurs vaccins, leurs rendez-vous, leurs contrôles et leurs devis restés sans réponse, par e-mail ou par SMS. C’est chaque client qui choisit comment il les reçoit ; vous réglez quoi rappeler et quand. Tout se trouve dans l’écran Rappels, dans le menu, sous Messages.

Exemple

Le rappel de rage de Félix tombe le 15 novembre. Vous avez choisi « J-7 » : le 8 novembre, M. Martin reçoit un SMS signé « Veterinary », car il a choisi les SMS dans son espace. Le vaccin n’est toujours pas fait le 22 novembre : une relance part. Mme Rochat, elle, a rendez-vous jeudi : elle reçoit un e-mail mercredi.

À venir

Jour par jour, ce qui va partir : à qui, pour quoi, par quel canal. Un rappel qui ne pourra pas partir est marqué « Bloqué » et dit pourquoi (pas d’adresse e-mail, rappels coupés pour l’animal…). Un filtre montre seulement les vaccins, les rendez-vous, les contrôles ou les devis. Un clic sur une ligne ouvre le dossier de l’animal.

En tête, « À faire par l’équipe » : ce qu’aucun message automatique ne règle. Un vaccin toujours en retard malgré la relance (avec le téléphone du client), une demande de renouvellement d’ordonnance, un devis sans réponse depuis longtemps (un devis papier se relance par téléphone).

Envoyés

Tout ce qui est parti, échecs compris, avec ce qui a été envoyé à la main depuis le carnet.

Réglages

Chaque rappel se coupe ou s’allume :

• Vaccins, d’après le carnet, au délai choisi avant l’échéance (J-7, J-3 ou la veille) ;
• Vaccins en retard : une relance sept jours après l’échéance, si le vaccin n’est pas fait (pas si vous l’avez déjà rappelé à la main après l’échéance) ;
• Rendez-vous : la veille de chaque rendez-vous (jamais pour une euthanasie ni une urgence). Une téléconsultation se rappelle comme telle, sans adresse : le lien de l’appel vidéo arrive au moment du rendez-vous. Un rendez-vous pris la veille au soir, trop tard pour le rappel, est rappelé le matin même s’il reste au moins deux heures. Un rendez-vous déplacé la veille au soir au lendemain est rappelé de même, le matin, à sa nouvelle heure, même s’il est encore déplacé le matin ;
• Contrôles, au délai choisi avant un contrôle prévu ;
• Absences : le soir d’un rendez-vous manqué, proposer d’en reprendre un ;
• Devis sans réponse : un devis envoyé en ligne, sans réponse après sept jours, est relancé une fois (pas s’il l’a déjà été à la main, ni pour un animal décédé, ni si le client refuse les rappels).

Une relance part le septième jour, ou dans les deux jours qui suivent si l’envoi a manqué ; jamais plus tard. Allumer une relance n’envoie donc pas d’un coup tous les anciens retards : ceux-là apparaissent dans « À faire par l’équipe ». Chaque SMS, rendez-vous compris, compte dans le quota du mois.

À droite, l’aperçu : l’e-mail et le SMS tels que le client les reçoit. Changer ces réglages demande le droit Organisation. La messagerie (recevoir des messages, réponses seulement) se règle dans Réglages, « Messages ».

Ce que choisit le client

• Avec un compte : dans ses réglages, rappels par e-mail, par SMS, ou les deux. Voir L’espace client.
• Sans compte : ce qui est coché sur sa fiche, dans Propriétaires (« Rappels par SMS, sur ce mobile »).

Les SMS partent vers un mobile (en 075 à 079 en Suisse, ou un numéro étranger avec son indicatif), signés « Veterinary ». Chaque SMS compte dans le quota du mois de votre formule : voir Réglages.

Un rappel part une seule fois par échéance, entre 8 h et 20 h ; un rappel envoyé à la main compte aussi. Pour couper les rappels d’un animal, ouvrez son dossier, onglet Vaccinations, encadré « Rappels automatiques ». Un animal déclaré décédé ne reçoit plus de rappel, et un vaccin déjà renouvelé n’est plus rappelé.