Planning

Tous les rendez-vous de la clinique, jour par jour ou semaine par semaine. Menu « Rendez-vous ».

Exemple

Mme Rochat appelle pour Pixel, jeudi à 14 h. Vous glissez sur la ligne du Dr Meyer de 14 h à 14 h 20 : la fiche du rendez-vous s’ouvre, vous choisissez Pixel et le motif « Vaccination », puis « Enregistrer ». Jeudi, la réception clique sur « Arrivé » quand Pixel entre, le Dr Meyer sur « En cours », puis « Terminé » : la facture est prête à encaisser.

Lire le planning

• Onglets « Journée » et « Semaine ».
• En vue Journée, chaque ressource est une ligne : un vétérinaire, une salle de bloc, une salle d’imagerie. Les lignes sont regroupées en « Consultation », « Chirurgie » et « Imagerie » ; cliquer l’en-tête d’un groupe le replie.
• Les zones hachurées « FERMÉ » et « PAUSE » montrent les heures sans rendez-vous.
• Changer de jour : « Jour précédent », « Jour suivant », « Revenir à maintenant », ou cliquez la date pour « Aller au jour ».
• En bas, faites glisser le petit aperçu pour vous déplacer, tirez ses bords ou utilisez « Zoomer » et « Dézoomer ».
• Le menu « … » propose l’« Aimant » (les rendez-vous se calent toutes les 5, 10, 15 minutes…) et « Imprimer le planning du jour ».

Créer un rendez-vous

• Sur ordinateur : appuyez sur un créneau vide et glissez jusqu’à l’heure de fin. Un clic droit crée un rendez-vous de 20 minutes.
• Partout : le bouton « Rendez-vous » place 20 minutes au prochain créneau libre. C’est la façon de faire sur tablette et téléphone.

La fiche s’ouvre : complétez Patient, Praticien / Ressource, Heure, Durée, Salle, Motif et la Note de l’accueil, puis « Enregistrer ». Un message « Créneau ouvert à … » propose « Annuler » pendant quelques secondes.

Ce qui est refusé

• Une ligne bloquée par une absence : « … colonne bloquée jusqu’au … ».
• « Enregistrer » sans patient.

Deux rendez-vous peuvent se chevaucher : les cartes s’empilent.

Déplacer, allonger, modifier

• Glissez la carte vers une autre heure ou une autre ligne ; tirez son bord droit pour changer la durée (10 minutes au moins). Chaque geste propose « Annuler ».
• Dans la fiche, « Modifier » ouvre tous les champs ; les cases « PRATICIEN » et « SALLE » se changent d’un clic.
• Au clavier, la fiche ouverte : ← → déplacent de 5 minutes, ⇧ + ← → changent la durée, ↑ ↓ changent de ligne.

Le parcours d’un rendez-vous

Dans la fiche, la rubrique « Parcours » : Prévu, Arrivé, En cours, Terminé (touches 1 à 4). Passer à « Terminé » crée la facture et ouvre l’encaissement.

La fiche donne aussi accès au dossier médical : « Enregistrer la consultation », « Compte rendu de consultation », « Carnet de santé & vaccins », « Encaisser la consultation ». Pour une téléconsultation : « Démarrer la téléconsultation » ; le lien part par e-mail si l’animal a sa fiche et son propriétaire une adresse, sinon copiez-le et transmettez-le-lui.

Annuler, ou marquer non venu

1. Dans la fiche, « Annuler le RDV ».
2. Écrivez le motif (obligatoire).
3. Si un acompte a été payé en ligne : « Rendre l’acompte », « Rendre moins les frais » ou « Garder l’acompte ». Il faut pour cela le droit « Rembourser ».
4. « Confirmer l’annulation ».

Aucun message ne part : prévenez le propriétaire. Le rendez-vous reste visible, pâli, « Annulé » : cliquez-le pour voir qui l’a annulé, quand et pourquoi.

« Non venu (no-show) » compte l’absence sur la fiche du propriétaire. Annuler et marquer non venu ne se font qu’à l’état Prévu ou Arrivé.

Quand un créneau se libère et que la liste d’attente n’est pas vide, la fenêtre « Créneau libéré » propose les patients qui y tiennent (« COMPATIBLE », « PLUS LONG QUE LE CRÉNEAU »…), avec « Laisser le créneau libre » ou « Attribuer » ; prévenez ensuite le propriétaire, au numéro affiché.

Urgences, demandes en ligne, liste d’attente

La cloche « Urgences et demandes en attente » (touche U) ouvre trois onglets. En bas, le prochain créneau libre, ou « Complet aujourd’hui ».

Urgences

« Urgence sans rendez-vous » : l’animal, le propriétaire, ce qui l’amène, le niveau (Vital, Urgent, À voir) et la durée, puis « Ajouter aux urgences ». Chaque urgence affiche depuis quand elle attend. Placez-la avec « Caser maintenant », « Choisir une heure », ou glissez-la sur le planning.

Demandes

Les rendez-vous demandés en ligne par vos clients, rangés en « Demandes d’annulation », « À traiter », « En attente du propriétaire » et « Traitées aujourd’hui ».

• « Accepter », ou glissez la carte sur le planning à l’heure voulue.
• « Autre horaire » : choisissez une heure, ou proposez-en jusqu’à trois au propriétaire.
• « Refuser » : choisissez le motif (« Agenda complet », « À référer à un confrère », « Hors de nos soins », « Autre raison »), puis « Refuser et prévenir ».
• Une demande d’annulation avec acompte : « Annuler le rendez-vous » puis décidez de l’acompte, ou « Maintenir ».

Une demande de report d’un client porte le motif « Report : … » : acceptez-la à la nouvelle heure, puis annulez l’ancien rendez-vous, car l’accepter n’y touche pas. Un client sans e-mail est signalé « Sans e-mail : à appeler pour la réponse ».

Liste d’attente

« Inscrire un patient » : animal, propriétaire, motif, téléphone pour le rappeler, vétérinaire (ou « Peu importe ») et durée. Puis « Au plus tôt » ou « Choisir une heure » pour le placer.

Ce que vos clients réservent en ligne

Dans Organisation, bloc « Services », « Modifier » : acceptez ou non les demandes sans compte, validez chaque rendez-vous pris en ligne ou laissez-les se réserver seuls, validez les urgences, demandez un acompte (de 5 à 500 CHF). Votre clinique apparaît dans l’annuaire avec une photo, une adresse complète et sa position sur la carte.

Absences et gardes

Une absence saisie dans Équipe bloque la ligne du vétérinaire (« CONGÉS · … · RETOUR … »). Une garde ne bloque rien : elle affiche le badge « DE GARDE » sur sa ligne. Les lignes et les salles se règlent dans Réglages, rubrique Structure.