L’espace client

Vos clients ont leur propre espace, gratuit : leurs animaux, leurs rendez-vous, leurs messages, leurs documents et leurs commandes, chez une ou plusieurs cliniques. Cette page vous dit ce qu’ils voient, pour pouvoir les guider.

Exemple

Mme Rochat crée son compte et ajoute son chat Pixel, déjà soigné chez vous. Elle saisit la puce et son nom de famille, puis touche « Retrouver ». Vous recevez la demande dans Patients et l’acceptez : elle voit alors le carnet de vaccins de Pixel, peut prendre rendez-vous en ligne et vous écrire.

Le menu de l’espace : Mon espace, Mes animaux, Rendez-vous, Messages, Documents, Boutiques, Commandes. Sur téléphone, les quatre premiers sont dans la barre du bas, le reste sous Plus.

Les animaux

Le client ajoute un animal de deux façons :

• « Nouveau compagnon » : espèce, nom, sexe, puis date de naissance, race, poids et puce (ces quatre-là sont facultatifs).
• « Déjà suivi par une clinique » : il saisit le numéro de puce (15 chiffres) et son nom de famille, puis touche « Retrouver ». L’animal porte « En attente de la clinique » jusqu’à votre réponse.

De votre côté : dans Patients, la cloche « Demandes de rattachement » liste ces demandes, avec « Accepter » ou « Refuser ».

Sur la fiche d’un animal, le client voit ses vaccinations et ses visites. Si la fiche est gérée par votre clinique, son identité est en lecture seule (« Fiche gérée par … »). Il peut aussi demander le renouvellement d’une ordonnance en cours, ou déclarer le décès de l’animal : les rappels s’arrêtent alors.

Les rendez-vous

Le client prend rendez-vous en ligne depuis son espace ou depuis l’annuaire des cliniques, un écran par question : l’animal, l’urgence ou le motif, sur place ou en visio, puis le jour et l’heure. Selon vos réglages, le rendez-vous est réservé aussitôt, ou vous le validez d’abord ; un acompte peut être demandé. Voir Planning.

Ses rendez-vous sont rangés en trois onglets : « À venir », « Demandes », « Passés ».

• « Annuler » un rendez-vous sans acompte l’annule tout de suite.
• « Annuler » un rendez-vous avec acompte envoie une demande d’annulation : c’est vous qui décidez de rendre l’acompte, en entier, moins les frais, ou pas.
• « Déplacer » vous envoie une demande de report : elle arrive dans le planning, onglet Demandes, avec le motif « Report : … ». Le client voit « Report demandé ».

Les messages

Une conversation par clinique. Le client écrit à votre clinique après sa première visite. Vous choisissez dans les réglages si vous recevez les messages des clients, ou seulement leurs réponses : voir Rappels aux clients.

Les documents

Une seule liste : ordonnances, factures, devis, carnets, et les PDF que vous avez partagés. Un devis s’y ouvre en grand : le client le lit tel que vous l’avez établi, coche qu’il l’a lu, puis l’accepte ou le refuse (avec un mot pour vous s’il le veut) ; l’e-mail reçu à l’envoi l’y mène directement, et vous le voyez aussitôt. Il peut aussi demander le renouvellement d’une ordonnance et télécharger les PDF. Voir Documents PDF du dossier.

La boutique et les commandes

Le client parcourt les produits de vos boutiques, commande, puis retire en clinique : pas de paiement en ligne pour ces commandes. Un produit sur ordonnance s’affiche « Sur ordonnance, en clinique ». Il reçoit un e-mail quand la commande est prête. Voir Boutique.

Les rappels : e-mail ou SMS

C’est le client qui choisit, dans ses réglages : rappels par e-mail, par SMS, ou les deux. Les SMS partent vers un mobile (en 075 à 079 en Suisse, ou un numéro étranger avec son indicatif) et sont signés « Veterinary ». Un client sans compte reçoit ce qui est coché sur sa fiche. Voir Rappels aux clients.

Ses coordonnées

Prénom, nom, téléphone, e-mail et adresse, dans ses réglages, onglet Profil. Ce sont celles que vous voyez pour ses rendez-vous et ses commandes.