Caisse

Le journal des factures, l’encaissement (carte, TWINT, espèces), les décomptes d’assurance, la clôture de caisse et les exports comptables. Menu « Caisse ».

Exemple

La consultation de Félix passe à « Terminé » : la facture est créée et l’encaissement s’ouvre. Vous ajoutez l’antiparasitaire qu’il emporte : « + Médicament / ordonnance », puis « Délivrer ». Il paie par carte : vous choisissez « Carte », la somme part sur le terminal du comptoir, il présente sa carte. « Paiement encaissé », puis « Facture PDF ».

Encaisser une facture

La fenêtre d’encaissement s’ouvre quand une consultation, un séjour ou une intervention se termine. Depuis le journal, cliquez une facture « En attente » ou « Encaisser ».

1. Corrigez la facture si besoin : quantités, « + Acte », « + Médicament / ordonnance », retirer une ligne. Pour un médicament, choisissez « Délivrer » ou « Ordonnance ».
2. Choisissez le moyen de paiement :
   • Carte : la somme part sur le terminal (choisissez-le si vous en avez plusieurs) ; « Présentez la carte sur le terminal » ;
   • TWINT : un QR à scanner ;
   • Espèces : saisissez le montant reçu, le rendu se calcule.
3. « Paiement encaissé » : « Facture PDF » ou « Fermer ».

En cas d’échec, « Paiement non abouti » propose « Autre moyen » ou « Réessayer ».

Payer plus tard

Fermer la fenêtre sans payer, c’est « Payer plus tard » : la facture reste due, le stock est sorti, et vous la retrouvez dans le journal. Fermer pendant un paiement annule ce paiement.

Si votre clinique garde son propre terminal, sans paiements intégrés, encaissez sur votre terminal puis « Marquer comme payé ». Une facture déjà couverte par l’acompte payé en ligne se règle par « Solder la facture ».

La QR-facture

Une facture qui reste à payer porte, en bas de la dernière page, la QR-facture suisse (normes SIX) : le récépissé à gauche, la section paiement avec le code QR à droite. Votre client la scanne dans l’app de sa banque, ou la paie au guichet de la poste. Le montant est le reste à payer, acompte déduit ; la référence permet à votre banque de vous dire quelle facture est payée.

Exemple

Mme Blanc rentre chez elle sans payer : « Payer plus tard », puis « Facture PDF ». Elle reçoit la facture de 234.27 CHF avec la QR-facture, la scanne le soir dans l’app de sa banque : le montant, votre compte et la référence RF46 FC20 2603 52 sont déjà remplis.

Il faut l’IBAN de la société qui facture : Organisation, onglet « Sociétés » (voir Réglages). Avec un QR-IBAN (votre banque vous le donne pour la QR-facture), la référence est une référence QR à 27 chiffres ; avec un IBAN ordinaire, une référence internationale qui commence par RF. Une facture payée ou annulée n’a pas de section paiement. Le client retrouve la même facture dans son espace, onglet Documents.

Quand le virement arrive sur votre compte, ouvrez la facture « En attente » dans le journal : « Payée par virement (QR-facture) », puis « Marquer comme payé ». Un virement ne passe pas par la caisse : il n’entre pas dans la clôture (Z). Une vente du comptoir se paie toujours sur place.

Sans NPA ni localité sur la fiche du client, la section paiement laisse le cadre « Payable par » vide, à remplir à la main ; sans adresse complète de la clinique, elle n’apparaît pas.

Ce qui ne passe pas en caisse

• Un stupéfiant sort par le registre, jamais par la caisse.
• Une ligne dont le stock est déjà sorti se corrige par un ajustement de stock.
• Un médicament sur ordonnance demande le droit de prescrire.

Décomptes d’assurance

Sur une facture payée, « Assurance » prépare le décompte pour Animalia, Epona ou SantéVet. Dans l’onglet Assurances : « Formulaire PDF », puis « Marquer envoyée » et « Marquer remboursée ».

Clôturer la caisse

« Clôturer la caisse » (droit de clôture) ouvre la clôture (Z) :

1. Comptage des espèces : le fond initial, puis les billets et pièces, de 1000 CHF à 5 centimes.
2. Dépôt et nouveau fond : le dépôt en banque et le nouveau fond de caisse ; une suggestion de dépôt s’applique d’un clic.
3. Une note, obligatoire en cas d’écart de caisse ou de paiement saisi sans terminal.
4. « Valider la clôture (Z) », puis le PDF.

Le fond initial reprend le nouveau fond de la clôture précédente. Écrivez les montants comme « 1’200.50 ».

Statistiques et exports

L’onglet Statistiques donne les chiffres de la période et l’export comptable : journal des ventes (CSV) et décompte TVA.

Les terminaux de paiement

Réglages, onglet Paiements : activez les paiements intégrés (un administrateur), puis « Ajouter » un terminal avec son code d’appairage et un nom pour la caisse. Chaque terminal dit « En ligne » ou « Hors ligne ».