Stocks et commandes

Les articles de chaque clinique, les commandes aux fournisseurs, les lots et leurs péremptions, et la commande en ligne chez Vetpoint. Menu « Stocks ».

Exemple

Lundi matin, trois vaccins sont sous leur seuil. « Commander le stock bas » prépare un brouillon par fournisseur. Vos articles sont reliés à Vetpoint : « Envoyer par Vetpoint », livraison standard. À la livraison, « Réceptionner → stock » : les quantités sont à jour.

Onglets : Articles, Commandes, Péremptions & lots, Stupéfiants.

Les articles

Cherchez par nom, référence ou fournisseur ; triez par stock bas ou par valeur. Choisissez une clinique pour corriger une quantité directement d’un − ou d’un +.

« Nouveau » crée un article : nom, catégorie, fournisseur, code-barres, péremption, prix d’achat, marge et prix de vente (les trois se calculent entre eux), quantité, clinique et seuil minimum. Cochez « Sur ordonnance » si besoin.

Corriger le stock

Dans la fiche d’un article, « Ajustement manuel » : entrée ou sortie, quantité, clinique et motif (réception manuelle, correction d’inventaire, casse ou perte, périmé écarté, usage interne). « Appliquer l’ajustement ».

Les stupéfiants

Leur stock suit le registre : inscrivez la réception ou la sortie dans l’onglet Stupéfiants. Réceptionner ou écarter un stupéfiant demande ce droit.

Le registre des stupéfiants

L’onglet Stupéfiants tient le registre que demande l’ordonnance sur le contrôle des stupéfiants (OCStup, art. 57, 63 et 64) et que contrôle le vétérinaire cantonal.

• Une fiche par substance : à gauche, chaque stupéfiant tenu, avec son tableau (a ou b) et son stock ; à droite, sa fiche, ligne par ligne, avec le stock après chaque ligne et qui l’a signée.
• Tenir une substance : en bas à gauche, choisissez le médicament du catalogue et son tableau (a : méthadone, buprénorphine, fentanyl, morphine… ; b : diazépam, midazolam, pentobarbital…), puis « Ajouter au registre ».
• « Inscrire un mouvement » : administration (l’animal), remise au détenteur (l’animal, puis l’ordonnance : au tableau a, le numéro et la date du formulaire officiel du canton, valable un mois et une seule fois par médicament ; au tableau b, une ordonnance en cours choisie parmi celles de cet animal qui prescrivent la substance, à signer d’abord dans Ordonnances ; une administration à la clinique n’en demande pas), réception (fournisseur, bulletin de livraison et sa date, obligatoires : la ligne prend la date du bulletin, sauf s’il date du jour du dernier visa ou inventaire ou d’avant, et alors du jour de la saisie), perte, vol, retour au fournisseur, élimination (comment : pour le tableau a, remise au pharmacien cantonal par envoi recommandé, avec le numéro du bulletin d’envoi), correction. Les quantités ont jusqu’à trois décimales (0,125 ml). « Signer » : la ligne porte votre nom, et les noms de l’animal, du détenteur et du signataire restent tels qu’ils étaient ce jour-là.
• Une erreur ne s’efface pas : « Correction » pointe la ligne fausse, dit pourquoi et ajoute ou retire la différence.
• « Inventaire » : comptez ce qu’il y a réellement. Un écart avec le registre s’explique et redresse le stock.
• « Vétérinaire responsable » : un administrateur (droit Organisation) le choisit parmi les vétérinaires de la clinique, en haut de l’onglet. Lui seul vise le registre. Il doit avoir un accès actif, un contrat en cours et le droit Stupéfiants : sinon, aucun responsable n’est affiché et personne ne vise. S’il est retiré de la clinique ou n’est plus vétérinaire, sa désignation tombe, et il faut le désigner à nouveau s’il revient.
• « Viser le registre » (le vétérinaire responsable seulement) : un visa daté, à son nom, sur chaque substance tenue, toutes d’un coup. Le PDF du bilan garde aussi la place du visa signé à la main.
• « Bilan et PDF » : la période (l’année par défaut), puis le PDF, une fiche par substance : stock au début, chaque ligne, les totaux (réceptions, utilisations, pertes, vols, retours, éliminations), stock à la fin et la place du visa. C’est ce que demande l’inspection.

Un lot de stupéfiant périmé s’écarte dans Péremptions & lots : dites comment il est éliminé, la ligne « Élimination » s’inscrit au registre. Une commande qui contient un stupéfiant se réceptionne avec le numéro et la date du bulletin de livraison : la réception s’inscrit au registre avec son fournisseur et son bulletin.

Le registre ne s’efface jamais : il se garde dix ans. Inscrire demande le droit Stupéfiants. Ce que la loi demande, et comment le registre y répond, pour l’inspection : Stupéfiants et contrôle cantonal.

Commander

1. « Commander le stock bas » prépare un brouillon par fournisseur. Ajustez les quantités.
2. Envoyez-le : « Envoyer par Vetpoint » si des articles y sont reliés ; sinon « Envoyer la commande (PDF) » marque la commande envoyée et télécharge le PDF (sinon, son bouton « PDF » reste sur la commande), à transmettre vous-même au fournisseur.
3. À la livraison : « Réceptionner → stock ».

Vetpoint

Reliez d’abord votre clinique à Vetpoint : voir Réglages. Puis, dans la fiche d’un article, « Relier à Vetpoint » : cherchez par nom ou numéro Swissmedic et « Relier ». À l’envoi, choisissez l’adresse de livraison, standard ou express, et une date souhaitée.

Péremptions et lots

Filtrez par échéance : périmés, moins de 3 mois, 3 à 6 mois, plus de 6 mois. Un lot à moins de 6 mois de sa péremption peut être écarté : il sort du stock.