Devis
Établir le devis d’un soin, l’envoyer au client, suivre sa réponse, puis facturer l’acompte et la facture finale. Menu « Devis ».
Exemple
Détartrage et extractions pour Pixel : vous préparez un devis de 480 CHF, aléas +10 %, acompte de 30 %. Mme Rochat a un compte : « Envoyer sur l’espace client ». Elle reçoit un e-mail, lit le devis dans son espace et l’accepte ; votre écran le montre aussitôt, et vous facturez l’acompte.
La fenêtre d’un devis
Un devis s’ouvre dans une grande fenêtre. À droite, l’aperçu du document : c’est exactement le PDF que reçoit le client, page par page (« Adapté à la largeur » ou « Page entière »). À gauche, ce qu’il faut savoir : le patient, le propriétaire et son espace client, les dates, les montants et le suivi (établi, envoyé, relancé, accepté ou refusé, et par qui). En bas de cette colonne, l’état en clair, puis l’action principale en couleur ; les actions plus rares sont dans « ⋯ ».
La fenêtre se déplace par son titre, comme le dossier d’un patient, et la page reste utilisable derrière. Le bouton jaune la réduit en pastille en bas de l’écran (un clic la rouvre) ; tirée contre le bord droit, elle s’y ancre dans une colonne, le document sous le formulaire ; le bouton vert la détache ou l’agrandit.
Le document reprend la mise en page des factures : l’en-tête de la clinique avec le logo de votre site, le propriétaire et le patient, un tableau des prestations (quantité, prix unitaire, montant), les totaux, l’acompte et les aléas, puis les conditions et le « Bon pour accord », avec la place pour signer et, si le client a un compte, le rappel qu’il peut accepter en ligne.
Créer un devis
« Nouveau » ouvre directement le formulaire, puis :
- le patient : tapez son nom ou celui du propriétaire ; il peut attendre, il n’est demandé qu’à l’envoi ;
- l’objet du devis (sinon « Devis de soins ») ;
- les prestations : « + Acte », « + Médicament » ;
- une remise et les aléas médicaux en pour cent ;
- la validité : 15, 30, 60 ou 90 jours (30 par défaut) ;
- l’acompte à l’acceptation : aucun, 20, 30 ou 50 % (30 % par défaut) ;
- des conditions particulières, si besoin.
L’aperçu se met à jour à chaque changement. Les montants sont calculés par le serveur, au centime près. Un brouillon se rouvre directement dans ce formulaire ; « ⋯ » le télécharge en PDF ou le supprime.
L’envoyer
- Client avec compte : « Envoyer sur l’espace client ». Un e-mail le prévient ; il lit le devis dans son espace, coche qu’il l’a lu, puis l’accepte ou le refuse (avec un mot pour vous s’il le souhaite). Si l’e-mail n’a pas pu partir, l’écran le dit : relancez-le un peu plus tard.
- Client sans compte : « Imprimer pour signature », puis, le papier signé revenu, « Signature papier reçue ».
- Pas prêt : « Enregistrer le brouillon », à tout moment, même sans patient ni prestation. Le brouillon reste dans la liste ; vous le reprenez plus tard. Il ne part qu’avec un patient et au moins une prestation.
« Relancer » envoie un e-mail au client qui a un compte (une relance par jour au plus) ; un devis papier se relance par téléphone.
Quand le client accepte ou refuse en ligne, votre écran le sait tout de suite : le devis change d’état et un message vous le dit. Un client qui accepte de vive voix ou au téléphone : « ⋯ », « Accord reçu au téléphone ou au comptoir », enregistré à votre nom.
Ensuite
| État | L’action principale | Dans « ⋯ » |
|---|---|---|
| Brouillon | Envoyer (ou imprimer) | Télécharger le PDF, supprimer |
| Envoyé en ligne | « Relancer » | Accord reçu au téléphone ou au comptoir, refusé par le client |
| Envoyé sur papier | « Signature papier reçue » | Refusé par le client |
| Accepté | « Facturer l’acompte », puis « Créer la facture finale » | Facture finale sans acompte, dupliquer |
| Refusé ou expiré | « Dupliquer en nouveau devis » |
Chaque devis se télécharge en PDF. Les devis demandent le droit Caisse.